Os documentos de uma entidade custodiadora formam um acervo.
O Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) tem como principal objetivo a implementação da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.
Tramitação consiste na passagem dos documentos do setor de protocolo ao setor responsável pelo atendimento da demanda contida no documento.
A norma arquivística nacional cujo objetivo é permitir o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional é a Norma Brasileira de Descrições Arquivísticas (NOBRADE).
Os documentos de arquivo podem ser organizados por assunto, conforme o princípio da pertinência, e por origem, segundo o princípio da proveniência.
Uma das competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é organizar os documentos permanentes.
De acordo com a arquivologia, diz respeito a um exemplo de documento com valor probatório, histórico e informativo,
Um dos instrumentos de avaliação de documentos é o plano de destinação de documentos.
As fases da gestão de documentos dividem-se em corrente, intermediária e permanente.
Os documentos públicos considerados inalienáveis (que não podem ser vendidos, doados ou transferidos a particulares) e imprescritíveis (que não podem ser adquiridos por terceiros via usucapião, não perdendo sua validade pelo decurso do tempo) são classificados como documentos de
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